7. 支払コードの管理

Tips

本機能は学内利用者のみに提供されている機能です。

有料のサービスを利用する際に必要になるTSUBAMEポイントの追加（購入）には、支払コードが必要です。
支払コードの有効期限は年度限りであり、年度が替わった際には同じ予算コードの場合も新規で支払コードの作成が必要になります。

Warning

支払コードは、グループ管理者のみ必要になります。
グループに設定できる支払コードはグループ管理者が申請した支払コードのみです。
グループ管理者以外が申請した支払コードは利用できません。
また、学生は自身が予算執行管理者となっている予算以外を支払コードとして管理することはできません。

7.1. 支払コードの利用可能期間

予算区分によって請求処理可能最終日より早くTSUBAMEポイントの購入が締め切られる場合があります。

法人運営費と奨学寄附金以外の場合、予算区分に応じて、決められた請求処理を終わらせなければならない期日(会計の締め)内に本学財務会計システムで振替処理が終了する必要があります。
それまでの間に実際の請求手続き(集計作業等)を終えるのに必要な時間を確保するため、以下の3つ期間をすべて満した支払コードのみをTSUBAMEポイントの購入に利用可能としています。

1. 研究期間内
2. 毎年度12月31日以前
3. 研究期間末日および請求処理可能最終日(設定されている場合)のうち先に到来する日を基準日として下記の日付が到来するまで
   • 基準日がその月の末日の場合、基準日の前月の末日 (例: 基準日が12/31の場合11/30まで)
   • 基準日がその月の末日以外の場合、基準日の前々月の末日 (例: 基準日が12/25の場合10/31まで)

なお、上記期間は支払いコード設定後にTSUBAMEポイントの購入処理ができる期間であり、購入後のTSUBAMEポイントは上記期間にかかわらず年度末まで利用可能です。

Warning

法人運営費と奨学寄附金において、1～3月にTSUBAMEポイントの購入を行った場合、翌年度の同予算からの支払いとなりますのでご注意ください。

7.2. 新規支払コードの申請

Info

科研費は費目別に4種類の予算コードがありますが、TSUBAMEの計算機使用料は「その他」の費目に分類されます。 (府省共通経費取扱区分表内、「研究機関内の施設・設備使用料」に相当)
「その他」以外の費目による支払コード申請は費目誤りとして却下させていただいております。

支払コード申請の流れは以下の通りです。

サイドメニューから「支払コード管理」リンクを選択すると、「支払コード管理」画面に遷移します。

「新規支払コード申請」ボタンを押すと、「新規支払コード申請」画面に遷移します。

入力が必要な項目は次の通りです

名称	説明
支払コード	支払コードを識別する文字列です。ラジオボタンで「自動」を指定すると、「予算名称」と組み合わせた支払コード名が自動で生成されます。「入力」を指定すると、テキストボックスに任意の支払コードを指定することができます。
予算区分	学内予算の種類について(東京科学大内限定) を参考に予算の区分を選びます。
予算コード 予算名称	物品等請求システム上の予算コード・予算名称を正確に転記してください。転記の際はこの表の下の手順に従ってください。
予算部局	プルダウンから選択します。
コメント	支払コードを管理する上で必要なコメントを入力してください。
研究期間	予算区分によって、研究期間の入力が必須となる場合があります。なお、研究期間開始日が当該年度以前の場合は、研究期間開始日の欄には当該年度の4月1日を入力してください。研究期間の開始日は、当該年度の初日(4/1)より前とすることはできません。
請求処理可能最終日	本学財務会計システムで振替処理が終了する必要がある最終期日です。請求処理可能最終日が指定されていない場合、研究期間終了日が請求処理可能最終日として扱われます。実際に設定が必要となるケースはまれです。外部資金元の規定等で研究期間よりも支出処理が可能な期間が短くなる場合以外は指定しないでください。
予算執行管理者(*1)	予算執行管理者のTSUBAMEのログイン名を入力してください。予算執行管理者がTSUBAMEを利用しない場合でもアカウントの取得が必要です。
その他連絡者	情報基盤センター担当者から支払い責任者に連絡が取れない際に利用する予備の連絡先情報です。(任意入力)

(*1): 予算執行管理者は物品等請求システム上では「予算詳細責任者」と表示されている場合があります。

支払いコード申請時の予算コードおよび予算名称は、桁数が多くコピー・ペーストする際に末尾が切れた申請が多発しておりますので、下記の方法で取得してください。

1. Science Tokyoポータル経由で物品等請求システムにログイン
2. 予算管理 を選択
3. 予算執行状況確認 を選択
4. CSV作成 を選択
5. 出力されたCSVファイルの「予算コード」(32桁)および「予算名称」を転記

必要な項目の入力を終えたら「申請」ボタンを押して申請します。特に物品等請求システムの表示内容を転記する部分は誤記がないようご留意ください。正しい情報であると確認が取れなかった申請は却下されます。

申請後、情報基盤センター担当者による申請内容を確認し、承認もしくは却下の手続きを実施します。
予算執行管理者と申請者が同一の場合は情報基盤センター担当者による承認完了後に直ぐに支払コードが利用できるようになります。
予算執行管理者と支払コード申請者が同一人物ではない場合には、予算執行管理者に支払コード申請の追認依頼のメールが送信されます。
予算執行管理者による承認(追認)が完了すると、支払コードが利用できるようになります。

Tips

予算執行管理者の追認処理がなされないため、支払コードの承認が停滞するケースが多発しています。支払コードの承認に時間がかかっている場合は、最初に予算執行管理者にご確認ください。

Tips

申請した支払コードは「支払コード管理」画面の「支払コード一覧」から確認可能です。

7.2.1. 予算執行管理者による承認(追認)

支払コードの申請者と予算執行管理者が一致していない場合、情報基盤センター担当者による承認完了後に予算執行管理者宛てに支払コード申請の追認を求めるメールが送付されます。 次のいずれかの方法で、支払コード申請の承認が行われるまで、申請した支払コードは使用できません。

• メール内のリンクを利用する場合
  1. TSUBAMEポータルにログインした状態で、送付されたメールに記載されているURLに遷移する
     • TSUBAMEポータルのログイン画面が表示された場合、ログインしてからメール上のURLに再度遷移してください
     • URLが無効である旨が表示された場合、メーラでURLが分割されていないかを確認してください。それでも利用できない場合は、以下のTSUBAMEポータルから直接承認する場合をご利用ください
  2. 画面上に記載されている内容を確認し、承認もしくは却下を選択する
• TSUBAMEポータルから直接承認する場合
  1. TSUBAMEポータルにログインする
  2. 左側のメニューの[課金管理]グループ内にある 予算コード承認依頼 をクリックする
  3. 画面上に記載されている内容を確認し、承認もしくは却下を選択する

7.3. 支払コードのグループへの設定

Warning

グループに設定できる支払コードはグループ管理者が申請した支払コードのみです。
グループ管理者以外が申請した支払コードは利用できません。

TSUBAMEでは利用者が用途の異なる複数のグループを管理することが可能なので、グループ管理者は支払いコードを利用するグループに紐づける作業が必要です。 支払コードのグループへの設定は、「TSUBAMEグループ詳細」画面で行います。 この画面は、画面左側にあるメニューから「所属グループ管理」を選択し、表示されるグループ一覧画面にある「詳細表示」リンクを選択することで表示されます。

「TSUBAMEグループ詳細」で「支払コード設定」ボタンを押すと、「支払コード設定」画面に遷移します。 「支払コード設定」画面には、設定可能な支払コードの一覧が表示されます。

グループに設定する支払コードのチェックボックスをオンにして、「支払コードへ割当」ボタンを押すと、グループに支払コードが割り当てられます。

割り当てを解除したい場合は、割り当てを解除する支払コードを選択して「支払コードへ割当解除」ボタンを押します。

7.4. 翌年度の支払コードの申請

3月の中旬以降に翌年度の支払コードの先行申請の受付が開始されます。
先行申請で作成した支払コードは情報基盤センター担当者の承認、予算執行管理者が別の場合は予算執行管理者の追認が完了した時点で待機状態となり、翌年度開始日より利用可能(グループへの割り当て、割り当てたグループでのポイント購入等)が可能となります。

支払いコードの有効期限例(2025年度の場合)

支払コードの先行申請が可能な期間になると、「新規支払コード申請画面」の利用年度の項目に「翌年度」のチェックボックスが表示されますので、必要に応じてチェックを入れてください。

Tips

年度末に先行申請した支払コードは翌年度4月1日以降よりグループへの割り当てが可能となります。